¿Cuánto cuesta un software a medida en 2026? Precios reales

La pregunta que todo empresario se hace

“¿Cuánto me va a costar?” es la primera pregunta cuando consideras desarrollar un software a medida para tu empresa. Y es la más difícil de responder sin conocer tu caso concreto. Pero sí podemos darte rangos reales basados en proyectos que hemos ejecutado y el mercado español en 2026.

La respuesta corta: desde 3.000 € para una automatización específica hasta más de 30.000 € para un sistema integral. La respuesta útil: depende de qué necesitas resolver y cuánto vale ese problema para tu negocio.

Rangos de precio por tipo de proyecto

Automatización de un proceso específico: 3.000 € - 8.000 €

El punto de entrada más habitual. Se trata de automatizar un flujo de trabajo concreto que actualmente consume tiempo manual. Ejemplos:

• Filtrado y gestión de llamadas: sistema que atiende llamadas automáticamente, recoge información del cliente y organiza las devoluciones de llamada. Ideal para talleres mecánicos, clínicas y negocios con alto volumen de llamadas.
• Gestión de citas por WhatsApp: chatbot que permite a los clientes reservar, modificar o cancelar citas. Reduce el trabajo manual y las no-asistencias.
• Envío automático de presupuestos: genera y envía presupuestos a partir de plantillas, con seguimiento automático si el cliente no responde.

Aplicación web empresarial: 8.000 € - 20.000 €

Una plataforma con múltiples funcionalidades conectadas. Incluye diseño de interfaz, panel de administración, roles de usuario y al menos una integración externa. Ejemplos:

• Portal de clientes: donde tus clientes consultan estado de pedidos, facturas, documentación. Reduce las llamadas de consulta.
• Dashboard operativo: panel con métricas en tiempo real de tu negocio, conectado a tus herramientas existentes.
• Sistema de gestión sectorial: como una herramienta de gestión para clínicas de fisioterapia o un sistema de gestión documental para asesorías.

Sistema integral de gestión: 20.000 € - 50.000 €+

Solución completa para toda la empresa. ERP personalizado, CRM a medida o plataforma que integra múltiples áreas del negocio. Incluye múltiples módulos, integraciones complejas, migración de datos existentes y formación del equipo.

Qué factores influyen en el precio

Complejidad funcional

No es lo mismo automatizar un formulario que construir un sistema de gestión completo. Cuantas más funcionalidades, pantallas e interacciones tenga la solución, más tiempo de desarrollo requiere.

Integraciones con otros sistemas

Conectar tu software nuevo con herramientas existentes (ERP, CRM, pasarelas de pago, APIs de terceros) añade complejidad. Cada integración requiere entender la otra herramienta, gestionar la comunicación entre sistemas y manejar errores.

Diseño de interfaz

Un software interno que solo usará tu equipo no necesita el mismo nivel de diseño que una plataforma orientada a clientes finales. El nivel de pulido visual impacta directamente en las horas de trabajo.

Soporte y mantenimiento

Un software no es un producto que se entrega y se olvida. El mantenimiento mensual (actualizaciones, corrección de errores, pequeñas mejoras) suele costar entre 200 € y 800 € al mes, dependiendo de la complejidad del sistema.

Ubicación del proveedor

Los precios en España varían según la comunidad. Un equipo en Madrid puede tener tarifas diferentes a uno en Murcia, aunque la calidad sea equivalente. Lo importante es el ratio calidad/precio, no solo el precio.

Cómo calcular el retorno de inversión

El coste de un software a medida no es un gasto: es una inversión. Y como toda inversión, lo que importa es el retorno. Aquí tienes un marco simple para calcularlo:

Paso 1: Cuantifica el problema actual

• ¿Cuántas horas semanales dedica tu equipo a la tarea que quieres automatizar?
• ¿Cuánto te cuesta cada hora de trabajo (incluyendo cargas sociales)?
• ¿Cuántos clientes pierdes por ineficiencias actuales?
• ¿Cuántos errores se producen que generan costes adicionales?

Paso 2: Calcula el ahorro anual

Ejemplo real: un taller mecánico pierde 5 llamadas al día (de las cuales 2 habrían sido clientes). Ticket medio: 300 €. Eso son 600 €/día x 250 días laborables = 150.000 € en ingresos potenciales perdidos al año.

Una automatización de 5.000 € que capture el 50% de esas llamadas perdidas recuperaría 75.000 € en ingresos. La inversión se paga en menos de un mes.

Paso 3: Considera el coste de no hacer nada

Cada mes que pasa sin automatizar, el coste se acumula. Las horas manuales, los errores, los clientes perdidos: todo tiene un precio. A veces, el software a medida no es la opción cara; es la opción más barata cuando calculas lo que pierdes sin él.

Señales de que un presupuesto no es serio

Desconfía si:

• El precio es sospechosamente bajo: desarrollo de calidad en España rara vez baja de 30 €/hora. Si el presupuesto total parece demasiado barato, probablemente lo sea.
• No hay desglose: un presupuesto profesional detalla fases, horas estimadas por función y qué incluye cada partida. “Desarrollo de aplicación: 5.000 €” sin más detalle es una señal de alarma.
• No incluye soporte post-lanzamiento: si el proveedor no menciona mantenimiento, o espera que todo funcione perfecto desde el día uno, no tiene experiencia real.
• Prometen plazos irrealistas: una aplicación web empresarial completa en 2 semanas no es realista. Los plazos demasiado ajustados suelen significar recortes en calidad o sorpresas posteriores.

Cómo reducir costes sin sacrificar calidad

Empieza pequeño

No construyas todo a la vez. Identifica el proceso que más impacto tiene y automatiza ese primero. Un proyecto de 3.000 € que funciona bien genera confianza (y datos reales) para decidir los siguientes pasos. Esto es lo que llamamos software a medida para PYMEs con enfoque iterativo.

Define bien los requisitos

La mayor fuente de sobrecostes es cambiar los requisitos a mitad del proyecto. Dedica tiempo al inicio a definir exactamente qué necesitas. Un buen proveedor te ayudará con esta fase.

Prioriza funcionalidades

No todo es igual de urgente. Clasifica las funcionalidades en “imprescindible”, “importante” y “deseable”. Construye primero las imprescindibles y añade el resto en fases posteriores.

Siguiente paso: presupuesto sin compromiso

Si quieres saber cuánto costaría tu proyecto concreto, el camino más directo es una conversación. Cuéntanos qué proceso quieres mejorar y en una consulta gratuita de 30 minutos te daremos una estimación realista.

Puedes ver ejemplos de lo que construimos en nuestras demos interactivas o revisar todos nuestros servicios. Estamos en Madrid y Murcia.